L’obbligo alla fatturazione elettronica è divenuto applicabile per tutti il primo gennaio 2019; da questo momento l’eventuale fattura cartacea non ha più alcun valore e chi non si adegua alle nuove disposizioni è stabilito vada incontro a sanzioni.
Il decreto fiscale collegato alla Legge di Bilancio 2019 ha ufficializzato l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, indicando alcune novità come le categorie esentate e le proroghe delle sanzioni. La fattura elettronica deve essere emessa entro dieci giorni dalla prestazione professionale, per poi essere registrata entro il 15 del mese successivo.
Nello specifico, con l’espressione fatturazione elettronica si intende il processo di gestione di emissione, invio, tenuta e conservazione digitale del documento stesso di fatturazione.
Questo processo è mosso da due principi portanti: dematerializzazione e conseguente esclusione del formato cartaceo e collaborazione nella relazione cliente-fornitore, e da certezza all’ immutabilità e alla non alterabilità della contabilità.
E’ stata introdotta dalla legge finanziaria 2008, nell’ ambito delle linee di azione dell’ Unione Europea, la quale ha incoraggiato gli Stati membri a dotarsi di un adeguato quadro normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in forma elettronica l’intero ciclo degli acquisti.
Il documento consiste in un file in formato XML il cui contenuto è immutabile e non alterabile, come detto, dunque certificabile. Per rispettare tali obblighi la fattura deve attestare la data di emissione, l’autenticità della provenienza e l’integrità del contenuto; inoltre vi deve essere apposta la firma digitale e si deve utilizzare il sistema di Electronic Data Interchange, detto sistema di interscambio, meglio conosciuto come SDI.
Questa modalità di invio e ricezione rappresenta una delle due caratteristiche che la differenziano dalla comune fattura cartacea. L’altra peculiarità è lo strumento con cui viene realizzata, cioè un computer, un tablet o uno smartphone.
La genesi di questa evoluzione della fatturazione è da individuare, a livello europeo, nell’adozione e recepimento della Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014 relativa alla fatturazione elettronica negli appalti pubblici. Gli obiettivi che hanno spinto la Direttiiva sono gli stessi che, qualche anno dopo, hanno dato vita all’estensione della fatturazione elettronica a tutti: generare un incremento dell’efficienza dei controlli finalizzati al contrasto all’evasione e dematerializzare i processi delle imprese. Inoltre, anche in ottica di sviluppo del mercato digitale europeo, appare come un passaggio fondamentale per completare il processo di evoluzione verso il digitale da parte di tutte le imprese.
La maggior parte dei vantaggi economici non deriva da minori costi di stampa e spedizione ma dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le parti, che generano una riduzione e ottimizzazione dei costi, evitando errori di registrazioni o smarrimenti.
Si riduce altresì il rischio di falsi e duplicazioni e di gravi errori nei pagamenti, oltre che alla conseguente riduzione dei tempi medi di pagamento.
Si tratta di una rivoluzione digitale che permette di inviare fatture in forma elettronica, e di compilarle e mandare a clienti, commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice, virtualizzando il tutto e senza necessità di ricorrere, quindi, alla carta.
La scelta di introdurre l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati è stata dettata dalla necessità di combattere l’evasione fiscale; l’Italia è il primo Paese europeo ad avere dato il via all’obbligo perché è lo Stato con il maggiore gap Iva.
La fatturazione elettronica permette controlli in tempo reale sulla congruità tra l’Iva dichiarata e l’Iva versata, dando la possibilità alle autorità di bloccare in tempi celeri le operazioni sospette.
L’intento del governo italiano di estendere l’obbligatorietà della fatturazione elettronica tra privati, B2B, a partire dal 2019 rappresenta uno dei più importanti tentativi di lotta all’evasione fiscale.
Grazie all’ utilizzo dei software esistenti, il sistema di interscambio svolge un ruolo fondamentale poiché verifica se la fattura contiene i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo PEC del cliente al quale recapitare la fattura.
Lo SDI inoltre controlla che la partita Iva del fornitore e la partita Iva o il Codice fiscale del cliente esistano davvero e, una volta superate le verifiche, consegnerà la fattura al cliente inviando una ricevuta di avvenuto recapito al fornitore.
L’Agenzia delle entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione delle fatture disponibile sul portale Fatture e corrispettivi; attivando tale servizio tutte le fatture verranno automaticamente conservate per quindici anni e l’utente potrà verificare quali fatture emesse siano state correttamente consegnate e quali no, potendo così rettificare la propria contabilità.